جدول تقسيم کار جدولي است که نشان مي دهد کارکنان سازمان در يک مدت معين, چه کارهايي را انجام مي دهند و چه مقدار وقت صرف انجام دادن اين کارها مي کنند .

 مزاياي تهيه جدول تقسيم کار

¡          کسب آگاهي از بار واقعي کار و نحوه توزيع آن در عمل

¡          شناخت محلهاي تراکم کار از يک طرف و تراکم نيروي انساني از طرف ديگر

¡          آگاهي از تکرارها و تداخلهاي وظيفه اي

¡          آگاهي از نحوه اختصاص وقت به هر يک از وظايف و فعاليتها

¡          آگاهي از نحوه تطبيق نوع و ماهيت وظيفه با تخصص کارکنان

¡          کسب اطلاع از اوقات اضافي کارکنان

¡          آگاهي از تعداد واقعي نيروي انساني مورد نياز

¡          ارزشيابي کار کارکنان

¡          به دست آوردن مبنايي جهت تعيين حقوق و دستمزد کارکنان

مراحل تهيه و تنظيم جدول تقسيم کار

1.     انتخاب واحد بررسي

2.     تهيه ليست وظايف کارکنان

3.     تهيه ليست فعاليت هاي واحد

4.     تهيه جدول تقسيم کار براي وضع موجود

5.     تجزيه و تحليل جدول تقسيم کار در وضع موجود و کشف نقايص وايرادات آن

6.     تهيه جدول تقسيم کار پيشنهادي

مرحله اول – انتخاب واحد بررسي

آناليست در شروع کار بايستي کل سازمان را به واحدهاي کوچک تقسيم کند و جدول تقسيم کار را براي هر يک از واحدها به طور جداگانه تنظيم نمايد .

 مرحله _ تهيه ليست وظايف کارکنان

ليست وظايف کارکنان عبارت است از ليستي که نشان ميدهد هر يک از کارکنان يک واحد سازماني در يک مدت معين چه وظايف و عملياتي را انجام مي دهد و چه مقدار وقت صرف انجام آنها مي کند .

مرحله سوم _ تهيه ليست فعاليت هاي واحد

ليست فعاليت ها عبارت است از: صورتي از کليه فعاليتهايي که در يک واحد سازماني انجام مي شود. اين ليست مجوعه فعاليتهايي اساسي و عمده اي که کارکنان آن واحد سازمان انجام مي دهند , درج مي گردد.

مرحله چهارم _ تهيه جدول تقسيم کار براي وضع موجود

در اين مرحله , آناليست با استفاده از اطلاعاتي که در دو مرحله قبلي فراهم آورده است , به تهيه و تنظيم جدول تقسيم کار مي پردازد .

مرحله پنجم _ تجزيه و تحليل جدول تقسيم کار

نمونه اي از سولات قابل طرح در مرحله تجزيه و تحليل جدول تقسيم کار از اين قرارند:

¡          آيا کليه فعاليت هايي که در اين واحد انجام مي شود, به اين واحد تعلق دارد؟

¡          کدام يک از فعاليتها, بيشترين وقت واحد را ميگيرند و آيا لازم است که اين مقدار وقت, صرف انجام آنها شود؟

¡          چه مقدار از وقت , صرف انجام کارهاي غير ضروري مي شود؟ منظور از کار غير ضروري, کاري است که انجام آن در تامين هدف سازمان اثري ندارد.

¡          آيا  از تخصص و مهارت افراد, استفاده مناسب به عمل مي آيد ؟

¡          آيا کار به طور مساوي بين افراد تقسيم شده است ؟

¡          آيا وظايفي که به کارکنان ارجاع مي شود , تا حدود زيادي با يکديگر بي ارتباط هستند ؟

¡          آيا تخصصها خيلي محدود و وظايف , بيش از اندازه به اجزا تقسيم شده اند .

¡          آيا در تقسيم وظايف, به روحيه, علاقه, نگرش و ويژگيهاي شخصي شاغلين توجه شده است؟

¡          آيا در تعيين افرادي که با يکديگر در ارتباط مستقيم کاري هستند , به وجود علايق مشترک و تشابه شخصيتي ميان آنها توجه شده است ؟

¡          آيا در انجام وظايف تکرار و تداخل وجود دارد ؟

مرحله ششم _ تهيه جدول تقسيم کار پيشنهادي