الف: سيستم هاي اصلي و فرعي

سيستم ها به دو دسته اصلی و فرعی تقسيم شده اند. سيستم هاي فرعی جزيی است که بر خود نظارت دارد و وظيفه خاصی را انجام ميدهد و براي رسيدن به هدف معينی مي کوشد . با ديد گسترده تري اين سيستم فرعی که نقش ويژه ای را ايفا ميکند خود يکي از اجزاي تشکيل دهنده سيستم بزرگتري است که مي توان آن را سيستم اصلي نام نهاد. بنابراين سيستم اصلي از به هم پيوستن چند سيستم فرعی پديد مي آيد.

ب: تقسيم سيستم ها به باز و بسته

سيستم بسته سيستمي ساده است که با محيط خود ارتباطي برقرار نميکند. سيستم باز سيستمي است که با محيط خود در ارتباط است. سيستم هاي بسته در برخورد با محيط سازمان خود را از دست ميدهند يا جهت فعاليتشان تغيير مي کند.

در هر سيستم عواملي وجود دارند که در خلاف جهت نظم سيستم عمل مي کنند و مختل کننده انتظام سيستم هستند. اين عوامل را «آنتروپي» (entropy)  مي خوانند. آنتروپي به دو گونه تقسيم مي شود: آنتروپي مثبت که عملکردش در خلاف جهت نظم سيستم است و آنتروپي منفي که عملکردش در خلاف جهت آنتروپي مثبت است .

نظريه عمومي سيستم ها و نگرش سيستمي

نگرش سيستمي, بررسي پديده ها از طريق در نظر گرفتن کل پديده است. در واقع مي توان گفت که اين نگرش, آميزه جديدي است از روشهاي قياسي و استقرايي که ضمن دارا بودن محاسن هر دو, فاقد عيوب آنهاست. زيرا در آن, هم کليت پديده مورد نظر است و هم ارتباط بين اجزاي تشکيل دهنده آن مورد توجه قرار ميگيرد.

نگرش سيستمي چارچوبي منطقي و علمي ارائه مي دهد که با ساير نگرشها متفاوت است و اين تفاوت از چندبعدي بودن آن ناشي مي شود. لذا فردي که قالب ذهني خود را بر مبناي سيستم نگري استوار است مي تواند به شناخت کامل تري از محيط خود دست بيايد.

تجزيه و تحليل سيستم چيست؟

تعريف تجزيه و تحليل سيستم

تجزيه و تحليل سيستم عبارت است از شناخت جنبه های مختلف سيستم و آگاهی از چگونگي عملکرد اجزاي تشکيل دهنده آن و بررسي نحوه و ميزان ارتباط بين اجزاي آن به منظور دستيابي به مبناي جهت طرح و اجراي يک سيستم مناسبتر است.

تجزيه و تحليل سيستم به ما کمک مي کند تا موقيعت فعلي سازمان را به خوبي درک کنيم, از جريان کار مطلق شويم و آن را مورد ارزيابي قرار دهيم و براي رفع نارسائيها و مشکلات, بهترين راه حل را انتخاب و توصيه کنيم.

روشprocedure

روشprocedure عبارت است از يک رشته عمليات و مراحلي که براي اجراي کل يا قسمتي از يک سيستم انجام ميشود.

شيوهMetod

شيوهMetod  عبارت است از تشريح جزئيات و نحوه انجام دادن کار مثل استفاده از کارت جهت حضور و غياب کارکنان و يا استفاده از کامپيوتر براي تنظيم ليست حقوق کارکنان .

ارتباط مديريت با تجزيه و تحليل سيستم

يکي از مهمترين وظايفي که براي مديران برشمرده اند وظيفه ايجاد تغيير است . مديران موظفند در عين حال که تعادل سازمان خود را حفظ مي کنند , همگام با آخرين تغييرات و تحولاتي که در جهان رخ مي دهد , تغييرات لازم را در سازمان خود بهره گيرند .

مديران بايد خود از عوامل ايجاد تغيير باشند و اين اصل را باور داشته باشند که سرعت در پذيرفتن افکار و روشهاي نو به موفقيت سازمان متبوعشان کمک ميکند.

با کمک تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها شيوه هاي انجام کار, مي توان اولا: بررسي دوباره اي از هدفهاي سازماني به عمل آورد, ثانيا: با نحوه انجام کارها در وضع موجود آشنا شد ثالثا: به کمبودها, نقايص و مشکلات پي برد, رابعا: با استفاده از روشهاي علمي, راهها و شيوه هاي بهتري را انتخاب کرد و به مرحله اجرا گذارد .

نياز به تجزيه و تحليل شديداً احساس مي شود و مديريت بايستي با توجه به اوضاع و احوال سازماني و امکانات در دسترس از خدمات متخصصين تجزيه و تحليل (داخلي يا خارجي) استفاده مناسب را به عمل بياورد.

فوايد تجزيه و تحليل سيستم ها

Þ  تجزيه و تحليل سيستمها اقدامي مناسب جهت بررسي مسائل  و مشکلات سازماني.

Þ  بهره وري يک سازمان را معمولا از دو طريق مي توان افزايش داد: اول با تشويق افراد به کار کردن با سرعت بيشتر, دوم با ساده کردن و بهبود بخشيدن به روشهاي کار .

Þ تجزيه و تحليل سيستمها را مي توان اقدامي در جهت مددرساني به مديران و مقامات مسئول در امر سياست گذاري و تصميم گيري دانست .

Þ طراحي ساختار مناسب سازماني .

Þ جلوگيري از دوباره کاري .

Þ کاهش ضايعات .

Þ به دست آوردن اطلاعات دقيق و به موقع .