فايول، اختيار را به عنوان « حق صدور دستور و طلب اطاعت از آن» تعبير کرده است. پس حق صدور دستور است که مديران را قادر می سازد برای رسيدن به هدفهای سازمانی تصميم بگيرند يا دستور صادر کنند، و زير دستان را وادار می سازد که از دستورات مدير اطاعت کنند. بـنابراين، اختيار از مقام و منصب سازمانی ناشی می شود. هر مقام يا سمت سازمانی دارای حقوق ويژه ای است که شخص به هنگام احراز مقام، بدان دست يافته مطابق آن رفتار می کند و با کناره گيری از مقام، آنها را از دست می دهد.
در نگرش سنتی يا کلاسيک منشأ اختيار، جامعه و قوانين آن است. سازمانها به موجب قانون ايجاد می شوند و مديران آنها، به موجب قانون، حق يا اختيار دارند که دستورات قانونی بدهند و زيردستان مجبورند اطاعت کنند. نگرش سنتی، اولاً نگرشی هنجاری يا دستوری است، يعنی مقرر می کند کـه افراد در سازمان چگونه بايد رفتار کنند. ثـانياً تا اندازه ای توصيفی است؛ يعنی اشاره می کند کـه افراد غالباً چگونه رفتار می کنند.
بارنارد، با ارائه نگرش تازه ای، اختيار را ناشی از پذيرش زيردستان دانست و استدلال کرد کـه قوانين ودستورات مشروع، اطاعت می شوند، ولی نه هر دستوری و نه در هر شرايطی. زيردستان برخی از آنها را اطاعت می کنند و برخی ديگر را اطاعت نمی کنند. نکته مهم اين است که زيردست تصميم می گيرد که اطاعت کند يا نه. بنابراين، اختيار يا قدرت اعمال نفوذ مافوق، بـه پذيرش و قبول زيردست بستگی دارد. اگر فردی به اقتضای مقام رسمی خود حـق صدور دستور داشته باشد، ولی دستور او مورد پذيرش زيردست قرار نگيرد، در اين صورت او فاقد هر نـوع قدرت و اختيار است.
به نظر به بارنارد(Barnard) ، برای اينکه دستوری مشروعيت پيدا کند و از طرف زيردستان مورد پذيرش قرار گيرد، لازم است چهار شرط زير به طور همزمان موجود باشند:
1- دستور قابل فهم باشد و زيردستان آن را درک کنند.
2- در تصميم گيری برای اجرای دستور، زيردستان بايد اعتقاد پيدا کنند که دستور مغاير با هدفهای سازمان نيست.
3- زيردستان بايد معتقد شوند که دستور با منافع شخصی آنها به طور کلی، همخوانی و توافق دارد.
4- زيردستان بايد از لحاظ فکری و جسمی قادر باشند دستور را اجرا کنند.
به اعتقاد بارنارد دستوراتی که مديران سازمانها صادر می کنند. معمولاً با شرايط فوق همخوانـی دارند، و زيردستان نيز به دليل تمايل به همکاری، دستورات را اطاعت می کنند. عدم رعايت شرايط فوق و عدم اطاعت زيردستان از دستورات، مـعمولاً مشکلاتی به بار می آورد که موجب تضـعيف شالوده کار گروهی و سازمانی می شود و منافع کارکنان را نيز در معرض خطر قرار می دهد. بارنارد سازمان را به صورت نظام همکاری تلقی می کند که در آن همه ی اعضـا در هـدفهای سازمان سهيم هستند و از اين رو، تمايل دارند که برای تحقق هدفها، فعاليت و همـکاری کنند. در اينجا، تمايل به همکاری بدان معناست که اعضا برای ايجاد هماهنگی، اختيار اقدامات فردی را به دست جمع يا گروه بسپارند. بنابراين، وقتی که گروه اطاعت از دستور مديران سازمان را موجه و آن را موافق با منافع گروهی می داند، افراد گروه دستور را اطاعت می کنند تا به اين وسيله توافق خود را با موازين گروهی نشان دهند. پس اجبار گروهی شرط بسيار مهمی است که اطاعت از دستورات مافوق را در سازمان تسهيل می کند.
× تفويض اختيار
تفويض اختيار عبارت است از انتقال اختيار و مسئوليت رسمی از مافوق به زيردست برای انـجام دادن وظايف خاص. واگذاری اختيار و مسئوليت موجب می شود که سازمان به صـورت موثرتری فعاليت کند؛ زيرا هيچ مافوقی شخصاً نمی تواند همه ی وظايف سازمانی را به طور کامل انجام دهد. تفويض اختيار و مسئوليت از بالاترين رده مديريت آغاز می شود و معمولاً به انتقال قدرت قانونی از رئيس به مرئوس اطلاق می شود. اگر مرئوس از مهارتهای تخصصی لازم بـرای انجام وظايـف برخوردار باشد ممکن است ضمن تفويض اختيار رسمی، قدرت تخصصی نيز به طور غيرمستقيم به مرئوس واگذار شود. با تفويض اختيار، مرئوس به جای رئيس تصميم گيری و عمل می کند.
×انواع اختيار
ماکس وبر() سه نوع اختيار را تشخيص داده و به موجب منشأ مشروعيت، آنها را به شرح زير طبقه بندی کرد:
1- اختيار فرمند: که منشأ آن کاريزما، يا فرمندی و جاذبه ی شخصيتی است.
2- اختيار سنتی: که بر رسوم و سنن فرهنگی و ارزشهای اجتماعی مبتنی است.
3- اختيار قانونی: که منشأ آن قوانين و مقررات عقلانی است که برای نظم اجتماعی وضع
می شوند.(علاقه بند،1381،ص103)
×مشکلات عملی تفويض اختيار
در راه تفويض اختيار، مشکلات و موانعی وجود دارد که می توان آنها را به دو بخش تقسيم کرد:
1- مقاومت بعضی روسا برای دادن اختيار و مسئوليت به زيردستان خود:
بعضی روسا به 5 دليل از دادن اختيار به زيردستان خود طفره می روند. روسا عقيده دارند که خودم بهتر می توانم کار را انجام دهم اين نوع طرز فکر تمايل به واگذار نکردن به زيردستان را در مديران گسترش داده است. بيشتر آنان بر اين باورند که هيچيک از زيردستانشان شايستگی پذيرش مسئوليت را ندارند در حالی که اين طرز فکر متعصبانه است و امروز اين نکته پذيرفته شده است که می توان با دادن آموزشهای صحيح توانايی و شايستگی زيردستان را ارتقا داد.
þ ناتوانی در هدايت و راهنمايی زيردستان: مديران بسياری صلاحيت انجام دادن کار را دارند؛ ولی از راهنمايی زيردستان خود عاجزند به اين سبب نمی توانند به آنان برای پيشبرد کار کمک کنند. يکی از موثرترين روشهای آموزش در اين زمينه روش آموزش ضمن خدمت است که در آن سرعت و دقت در عملکرد سبب پيشرفت مستمر يک سازمان می شود.
2- مقاومت بعضی از زيردستان برای پذيرش اختيار:
عواملی که سبب سرباز زدن زيردستان از پذيرش قدرت می شود عبارت است از:
þ وابستگی دائمی به تصميمات روسا: هميشه در بين پايين ترين سطح کارکنان نوعی تمايل و وابستگی شديد به رئيس و مديران وجود دارد. اين طرز را می توان با افزودن بر اعتماد به نفس افراد از بين برد. به علاوه نبايد بر کار اين افراد به طور مستقيم نظارت يا هر روز آنان را راهنمايی کرد.
þ ترس از انتقاد: خطر ديگر تفويض اختيار آن است که پس از تحقق اين امر انتقادات متوجه زيردستان و تشويقات متوجه روسا می شود. در نتيجه، اگر زيردستی واهمه داشته باشد که به دليل يک خطای کوچک دچار گرفتاری و انتقاد شديد شود، سعی می کند از قبول مسئوليت شانه خالی کند. اين طرز فکر را می توان با انتقاد سازنده تغيير داد و به جای آن انتقاد از خود فرد، از شغل او انتقاد کرد زيرا اعتماد بخشيدن ترس از انتقاد را از بين می برد.
þ دسترسی نداشتن به مطالعات و منابع صحيح برای انجام دادن وظايف: اگر زيردست عقيده داشته باشد که نمی تواند منابع و اطلاعات لازم را برای انجام دادن کار خود به دست بياورد، تمايلی به پذيرش مسئوليت پيدا نمی کند. اين عقيده را می توان با راهنمايی کردن زيردستان و در اختيار گذاشتن اطلاعات مورد نياز آنها عوض کرد.
þ اطمينان نداشتن به مديران: امکان دارد تجربه گذشته يک زيردست، دل گرم کننده نباشد و به اين سبب از قبول مسئوليت طفره برود. اما اگر رشد شخصيت برای فرد مهم باشد، تفويض را می پذيرد.
þ ناکافی بودن پاداش ها: بعضی زيردستان تمايلی به قبول مسئوليت ندارند، زيرا هيچ گونه تمايلی به فعاليت موثر در خود احساس نمی کنند. البته انگيزه به توجه فوری مدير مربوط است و نبايد با پرداختهای مادی اشتباه شود. اين پرداختها قسمت کوچکی از عوامل برانگيزاننده را تشکيل می دهند و زيردستان بايد بپذيرند که تفويض اختيار، به صورت خودکار، پاداش مالی و غيرمالی را شامل می شود.
